Een kans om samen te groeien

Van verzuimgesprek naar inzetbaarheidsgesprek

Een goed verzuimgesprek biedt kansen, voor beide partijen. Schrikbarend veel werkgevers én werknemers stappen het verzuimgesprek echter heel anders in. Hoe voorkom je een negatieve insteek en voer je een positief gesprek gericht op het verhogen van de inzetbaarheid?

Misverstanden over verzuimgesprekken

Er kleeft vaak een negatief beeld aan verzuimgesprekken. Bekende misverstanden zijn:

• Een verzuimgesprek is een manier om een werknemer op het matje te roepen als hij of zij te vaak verzuimd heeft.
• De werkgever is alleen maar bezig met het beperken van de kosten.
• Als een werknemer zich te vaak ziek meldt wordt hij of zij ontslagen.

Geen goede uitgangspunten voor een open, oplossingsgericht gesprek!

Wat is een verzuimgesprek dan wel?

Een verzuimgesprek is een gesprek over de ziekmelding(en) van een werknemer. Je bespreekt de inzetbaarheid van de medewerker en met elkaar zoek je naar oplossingen om toekomstig verzuim te voorkomen of beperken.

Wie voert het verzuimgesprek?

Een verzuimgesprek wordt over het algemeen gevoerd door de medewerker en zijn of haar leidinggevende. Dat is ook een absolute voorwaarde volgens Dokter Jones. Wie anders kan de medewerker begeleiden bij de terugkeer naar de werkvloer?

Een bedrijfsarts komt in een verzuimgesprek niet aan bod. HR kan op de achtergrond ondersteunend zijn. Ook de casemanagers van Dokter Jones kunnen de leidinggevende en de medewerker bijstaan in een positief, oplossingsgericht gesprek.

Wanneer houd je een frequent verzuimgesprek?

Als een medewerker zich meer dan 2 keer ziek heeft gemeld in een jaar. Volgens de statistieken melden mensen zich 0,9 keer per jaar ziek. Sommige mensen melden zich nooit ziek, andere mensen 2 keer per jaar. Meer dan 2 keer per jaar is dan opvallend verzuim. Wat is er aan de hand? In een frequent verzuimgesprek proberen werkgever en werknemer te ontdekken hoe zij de situatie kunnen veranderen.

Een constructief verzuimgesprek voor beide partijen

Een verzuimgesprek moet geen preek zijn, maar een constructief gesprek tussen de medewerker en de werkgever, met als doel de medewerker goed en gezond inzetbaar te houden. Dáár moet het verzuimgesprek over gaan. Wat is er precies aan de hand? Hoe verhogen jullie de inzetbaarheid van de medewerker?

Wanneer er sprake is van een actuele ziekmelding is de vraag: wat heeft daartoe geleid? Iedereen kan natuurlijk weleens ziek zijn. Maar ook niet-medische oorzaken kunnen leiden tot verzuim. Je kunt problemen op de werkvloer hebben, van pesten tot te zware werkdruk. Of problemen thuis, die ervoor zorgen dat je je niet meer kunt concentreren op je werk.

Het achterhalen van de oorzaak is de eerste stap naar de oplossing, zowel in een preventieve situatie als bij een actuele ziekmelding. Bij medische problemen kan de bedrijfsarts of specialist taakdelegatie jullie verder helpen. Bij niet-medische problemen kunnen de werkgever en werknemer wellicht samen tot oplossingen komen, anders dan een ziekmelding.

Tips voor een positief verzuimgesprek

In een open en constructief gesprek verleg je de focus van verzuim (negatief) naar inzetbaarheid (positief). Een positief verzuimgesprek geeft ruimte voor oplossingen. Hoe doe je dat?

Stap het gesprek als leidinggevende goed voorbereid in met deze tips:

• Neem de tijd en luister goed naar het verhaal van de medewerker. Vraag door, reflecteer op wat mensen zeggen. Zorg dat je goed begrijpt wat er speelt.
• Oordeel niet! Het is geen corrigerend maar een constructief gesprek.
• Bespreek geen medische kwesties. Je bent geen bedrijfsarts. Bovendien zijn medische kwesties privé. Begint de werknemer erover? Luister, maar vraag niet door en interpreteer niets.
• Ondersteun de medewerker bij het zoeken naar een manier om zijn of haar inzetbaarheid te verhogen. In een preventieve situatie kijk je daarvoor naar de rol van de werknemer en die van de werkgever. Bij een ziekmelding richt je je op de manier waarop de werknemer omgaat met de ziekte en bespreken jullie samen de mogelijkheden voor re-integratie.
• Maak afspraken hoe jullie het verzuim voortaan gaan beperken of voorkomen. Maak een actieplan en een vervolgafspraak. Geef de werknemer het gevoel dat je hem of haar blijft volgen, met een schouderklopje als het goed gaat of een gesprek als de afspraken niet worden nagekomen. Blijf in contact.

En voor de werknemer:

• Neem je eigen verantwoordelijkheid voor jouw inzetbaarheid. Of het nu gaat om fysiek verzuim of verzuim door andere oorzaken, het is aan jou om de regie te nemen over jouw inzetbaarheid.
• Sta open voor het gesprek en daarmee een oplossing. Zijn problemen met de werkgever of de werkvloer onderdeel van jouw verzuim? Heb je privé problemen die jou belemmeren in je werk? Geef het aan. Anders blijft het probleem voortbestaan.
• Kom met oplossingen die jou kunnen helpen je inzetbaarheid te vergroten.

Verzuimgesprekken kunnen zo een heel positief onderdeel van een werkrelatie zijn. Zolang het onderlinge vertrouwen er maar is, geven verzuimgesprekken je de kans om samen tot inzichten en oplossingen te komen waarmee zowel de organisatie als de medewerkers kunnen groeien!

Dokter Jones staat voor een snelle en goede begeleiding bij verzuim. Met aandacht voor de medewerker én het bedrijf. Meer weten over onze efficiënte zorg met aandacht? Neem contact op!