Denken in mogelijkheden als verbindende factor tussen Dokter Jones en BiOns

Effectieve verzuimbegeleiding binnen een zelfstandige en flexibele organisatie

BiOns is een innoverende thuiszorgorganisatie in het oosten van het land. Voor haar bijna 600 medewerkers heeft BiOns een opvallend kleine kantoorbezetting. De medewerkers werken namelijk binnen zelfsturende teams, een werkwijze die veel eigen verantwoordelijkheid en enige flexibiliteit vraagt. Die kenmerken herkent beleid-kwaliteitsmedewerker en casemanager verzuim Veroeska Pijnacker in de werkwijze van Dokter Jones.

Hoe ziet de dienstverlening van BiOns eruit?

“Wij leveren huishoudelijke ondersteuning en ambulante begeleiding binnen de WMO, Jeugdwet en Wet Langdurige Zorg. Onze cliënten zijn mensen die (tijdelijk of permanent) hulp kunnen gebruiken bij het uitvoeren van het huishouden, het aanbrengen van structuur in hun leven – of allebei. We hebben veel ouderen in ons cliëntenbestand, maar ook mensen die moeten herstellen van een operatie, mensen met een verstandelijke beperking, mensen met psychische problemen.”

Jullie werken met zelfsturende teams. Wat is het effect daarvan?

“Wij hebben teams voor verschillende regio’s. Binnen die teams worden medewerkers gekoppeld aan cliënten. Dat geeft de cliënten stabiliteit en meer persoonlijk contact.

De medewerkers vormen samen ook echt een team. Ze zijn achtervang voor elkaar en vallen in wanneer nodig. Binnen een zelfsturend team regel je zelf iemand anders als je niet kunt werken, dus die bereidheid onder medewerkers is essentieel. Een teamleider, of eigenlijk een hard meewerkende voorvrouw, neemt de taak op zich om de planning bij te werken en te communiceren met kantoor.

Er is dus veel betrokkenheid, met de cliënten en met de collega’s. En veel zelfstandigheid. In een traditionele organisatie is veel meer zorg en begeleiding vanuit het hoofdkantoor nodig. Deze werkwijze maakt dat wij met een kleine club managers en kantoorpersoneel toe kunnen. En dus niet werken met traditionele planners.

Voor nieuwe medewerkers kan het best even wennen zijn, deze werkwijze. Er wordt niet zomaar alles voor je geregeld. Dat is direct al als je aangenomen wordt: je wordt eerst met een 1-uurscontract in een team geplaatst. Pas als er een nieuwe indicatie binnenkomt, word je gekoppeld aan een cliënt. Maar je weet dus niet direct vooraf hoeveel uur je kunt draaien.

Er wordt wel altijd rekening gehouden met het aantal uren dat een medewerker graag wil werken en het duurt meestal niet lang voor die uren bereikt zijn, zeker gezien de arbeidskrapte op dit moment waar iedereen mee te maken heeft.

Maar vooraf weet je dus niet hoeveel uren je krijgt. Daarbij heb je als teamlid dus de verantwoordelijkheid om inval te vragen én te bieden aan je collega’s. Die werkwijze past niet bij iedereen.”

Waarom hebben jullie gekozen voor een samenwerking met Dokter Jones?

“De mogelijkheid tot maatwerk. In verschillende opzichten. Om te beginnen zijn wij een organisatie met veel medewerkers met heel veel kleine contracten. De meeste verzuimbegeleiders rekenen een vast tarief per medewerker in dienst, ongeacht hoeveel uur ze werken en ongeacht of ze ziek worden. Dat zou voor onze organisatie een behoorlijke kostenpost zijn.

Bij Dokter Jones nemen we een vast aantal dagdelen in de maand af. De specialist taakdelegatie gebruikt die dagdelen voor consulten met onze medewerkers. Wij boeken medewerkers zelf in bij de specialist taakdelegatie en indien nodig, in overleg met het medisch secretariaat van Dokter Jones, bij de bedrijfsarts. De bedrijfsarts koppelt aan mij als casemanager verzuim terug wat het advies is. De specialist taakdelegatie en ik spreken later die week alle adviezen door.

Als we een keer meer consulten hebben dan in de vaste dagdelen passen, dan is dat in overleg mogelijk. Dat is een flexibiliteit die we terugzien in de hele begeleiding. Als wij het nodig vinden dat een werknemer eerder een eerste consult krijgt dan de standaard 6 weken, dan kan dat.

Ook een re-integratieadvies is niet in beton gegoten. Het is een oplossingsgericht advies, waarin je de re-integratie ook kunt versnellen als het onverwacht goed gaat met de medewerker en denkt in mogelijkheden. Dat past heel erg goed bij onze organisatie, wij zijn ook heel praktisch in het herstel. Als je been gebroken is, kun je niet bij een cliënt thuis werken, maar je kunt wel administratief werk verrichten. We vragen de medewerker ook om daarover mee te denken. Die insteek delen we wel met Dokter Jones.”

Hoe bevalt het werken met taakdelegatie?

“Heel goed. De lijnen zijn heel kort. Een bedrijfsarts heeft het vaak te druk met zijn consulten om even tussendoor te overleggen. De specialist taakdelegatie maakt daar tijd voor. En die spreek ik sowieso regelmatig om de cases te bespreken. Voor ons is het een heel prettige werkwijze en een soepele samenwerking.”

Marjan Palland is de specialist taakdelegatie van Dokter Jones voor BiOns:

“Met Veroeska heb ik eens in de twee weken overleg. Ik geef haar een update en we sparren over de voortgang van de medewerkers. Die informatie gebruikt zij om de 7 zorgmanagers van BiOns te voeden, zodat zij de medewerkers verder kunnen aansturen in hun re-integratie.

BiOns is heel goed in die re-integratietrajecten. Creatief ook. In het aanbieden van alternatieve werkzaamheden, maar ook in het zoeken naar manieren om mensen betrokken te houden bij de cliënt. Dan maar eerst weer eens een kopje koffie drinken of starten met hele lichte werkzaamheden, al is het dan boventallig. Als je mensen weer wilt laten opstarten, is het heel belangrijk dat die verbinding blijft.”

Dokter Jones staat voor een snelle en goede begeleiding bij verzuim. Met aandacht voor de medewerker én het bedrijf.  Meer weten? Neem contact op!