Kim moedigt een kopje koffie of thee met uitgevallen medewerkers altijd aan

Praktische tips voor koffiemomenten

AIOS Kim Blommestein ziet hoe belangrijk het is om bij uitval contact te houden tussen de medewerker en de werkvloer. Een koffiemoment is daarvoor een goede invulling.

Wanneer het niet lukt om te werken door ziekte is het altijd de bedoeling dat werknemers en werkgevers contact met elkaar houden. Dit, om de drempel naar werk zo laag mogelijk te houden. Vaak kan dat al door regelmatig even te bellen met elkaar. Tijdens onze spreekuren adviseren we ook om af en toe een kopje koffie (of thee) te gaan drinken op werk: het zogenaamde koffiemoment.

Dit is misschien wel het advies waar de meeste discussies over ontstaan, zowel met de zieke werknemers als met hun leidinggevenden. Voor veel leidinggevenden voelt een koffiemoment namelijk als een belasting bovenop hun al volle agenda; iets waar ze eigenlijk geen tijd voor hebben en iets dat niet productief voelt. Voor medewerkers voelt het vaak heel eng en/of belastend. Met wat meer handvatten probeer ik het dan makkelijker te maken.

Hoe ziet een koffiemoment eruit?

Een koffiemoment is een laagdrempelig bezoekje aan de werklocatie wanneer werken nog niet lukt. Als het voor iemand nog erg spannend is om op de werklocatie te komen, kan een leidinggevende ook met iemand afspreken in een nabijgelegen koffiezaakje of samen een blokje om wandelen om te voorkomen dat de medewerker meteen veel collega’s tegenkomt.

Een koffiemoment hoeft overigens niet altijd een op een met de leidinggevende te zijn. Het kan ook een keer met een fijne collega zijn, aansluiten bij de weekstart of bij de koffiepauze om 10.00 uur.

Als de medewerker collega’s zou kunnen tegenkomen, is het handig om van tevoren samen te bespreken of het fijn is om de collega’s vooraf in te laten lichten door de leidinggevende. Die kan hen tijdens de dagstart bijvoorbeeld instrueren over wat helpend gedrag is. En iets zeggen als: “Vandaag komt collega X langs. Ik snap dat jullie waarschijnlijk allemaal willen weten hoe het met hem/haar gaat, maar het kan best overweldigend zijn als 6 mensen op hem/haar aflopen om dat te vragen. Misschien is het dus beter om hem/haar alleen even te begroeten of te benoemen dat het fijn is om hem/haar weer te zien.”

Waar moeten we het over hebben?

Het doel is weer even contact te hebben. Jullie kunnen bijpraten over onderwerpen die voor de zieke medewerker oké voelen om het over te hebben. Dat kan bijvoorbeeld zijn over hoe het gaat, hoe het thuis is, of werk iets kan betekenen, maar het kan ook zijn dat jullie het gewoon even hebben over luchtige onderwerpen, zoals een vakantie of iemands hobby’s.

Vaak helpt dit medewerkers goed om zich weer meer op hun gemak te voelen op de werklocatie en de binding te behouden met de werkvloer. Het kan ook helpend zijn om het nut van regelmatige koffiemomenten uit te leggen, omdat het voor werknemers soms erg spannend kan zijn en moeilijk te begrijpen is wat de voordelen zijn van het helemaal naar werk toe reizen als ze ziek zijn.

Op een later moment, wanneer het opstarten van de re-integratie in beeld komt, kunnen koffiemomenten juist dienen om samen te bespreken hoe de start van de re-integratie eruit kan zien. Welke (lichte) taken zijn beschikbaar en zouden voor de werknemer goed voelen om mee te starten? Vinden die op de eigen afdeling plaats of juist meer afgezonderd of op een andere afdeling? Heeft de leidinggevende al een idee over hoe de taken geleidelijk uitgebreid kunnen worden om op termijn ook weer wat eigen taken op te gaan pakken?

Wat maakt die koffiemomenten nou zo belangrijk?

Zoals ik hierboven al benoemde, is het vaak een eerste stap voor verzuimende medewerkers om weer op de werkvloer te komen, om zich daar meer op hun gemak te gaan voelen en de drempel naar werkhervatting te verlagen.

Voor ons als arbodienst levert het ook informatie op over de energetische belastbaarheid van medewerkers: lukt het om naar werk toe te reizen, een gesprek te voeren en weer naar huis te gaan? Lukt dat met het openbaar vervoer, de auto of de fiets?

Wanneer er veel weerstand ontstaat bij het onderwerp koffiemomenten is het daarnaast een goed moment om de arbeidsrelatie te bespreken. Dit is overigens niet iets waar alleen de arbodienst op in kan haken, maar juist ook leidinggevenden! Als een medewerker na een uitnodiging voor een koffiemoment met allerlei redenen komt waarom het niet mogelijk is, is dit een goed punt om over in gesprek te gaan.

Het overkoepelende doel van koffiemomenten is in ieder geval om in gesprek te blijven met elkaar en zo de arbeidsrelatie warm te houden. Als zowel werkgever als werknemer zich inzetten voor deze koffiemomenten, zal je zien dat de re-integratie ook een stuk makkelijker verloopt.

Heb je toch nog vragen over koffiemomenten? Bel dan gerust even met de betrokken arts of specialist taakdelegatie. Zij denken graag mee en kunnen altijd nog wat meer uitleg geven!