Maaike Huisjes over opbouwend samenwerken met Dokter Jones

Sneller en prettiger vooruit met taakdelegatie

Retailketen terStal was klaar voor een nieuwe benadering van verzuim. Meer eigen regie, meer aandacht voor de medewerker – en een beter resultaat voor alle betrokkenen. Maaike Huisjes, HR-manager, vertelt waarom Dokter Jones de juiste partner bleek voor terStal.

Maaike, hoe ziet de organisatie van terStal eruit?

“TerStal is een retailorganisatie met ongeveer 220 winkels, verspreid door heel Nederland. Daarnaast hebben we een sterk groeiende webshop. HR werkt vanuit het hoofdkantoor in Almelo, samen met andere ondersteunende afdelingen als logistiek en financiën. In totaal zijn we met ongeveer 1000 medewerkers.”

Hoe zag jullie verzuimbeleid er voorheen uit?

“We werkten met een arbodienst die ons eigenlijk alles uit handen nam. We hadden een abonnement en het werd geregeld. De arbodienst onderhield contact met de zieken, plande de afspraken in. Een medewerker op de afdeling HR onderhield contact met de langdurig zieken, zorgde dat er plannen van aanpak opgesteld werden en hield de dossiers bij. Maar los daarvan waren we gewend dat alles voor ons geregeld werd.”

Wat maakte dat jullie deze werkwijze wilden veranderen?

“Eigenlijk twee dingen. Ten eerste intern. Want is iemand van HR wel de aangewezen persoon om zich op deze manier met verzuim bezig te houden of kunnen leidinggevenden dat zelf beter? Als je als zieke medewerker in Utrecht wordt gebeld door iemand van het hoofdkantoor in Almelo, die je helemaal niet kent, dan heb je daar helemaal geen feeling mee. Dat heb je veel meer met je eigen leidinggevende.

Daar kwam bij dat we niet erg tevreden waren over de kwaliteit van de verzuimbegeleiding. Medewerkers waren ook ontevreden. Dan was er een gesprek van 5 minuten met de bedrijfsarts geweest en kwam er een heel verslag uit waar ze zich helemaal niet in konden vinden.

We wilden hier graag zelf meer in betekenen. We zijn een grote organisatie, dat moeten we ook kunnen. Alles uitbesteden was niet de beste route.”

Hoe kwamen jullie terecht bij Dokter Jones?

“We kregen via via een tip. Wat ons aansprak was dat Dokter Jones daadwerkelijk een andere werkwijze heeft dan de traditionele arbodiensten. Heel veel bedrijven zéggen wel dat ze een andere aanpak hebben, maar dat is gewoon niet zo.

Dokter Jones werkt met taakdelegatie echt anders. Aan bedrijfsartsen is natuurlijk een heel groot tekort. Dit merkten we bij onze vorige arbodienst aan het feit dat we daar werkten met een bedrijfsarts van in de 70. Ik denk dat het een veel betere oplossing is om iemand tussen de bedrijfsarts en het bedrijf in te zetten in de vorm van een specialist taakdelegatie. Die mag heel veel onder supervisie van de bedrijfsarts en is veel sneller en prettiger bereikbaar voor de medewerkers.

Ook de blik op de medewerker is anders bij Dokter Jones. Kijken naar wat de medewerker wel kan, niet naar wat hij of zij niet kan. Het is een heel opbouwende werkwijze, met oog voor de mensen.”

Hoe werken jullie nu?

“We doen veel meer zelf. Er wordt een verzuimmelding in het interne systeem gemaakt, wij gaan in overleg met de leidinggevende en besluiten of en wanneer iemand een afspraak met de specialist taakdelegatie of de bedrijfsarts nodig heeft. De dossiers houden we zelf bij.

Dokter Jones stelt ons een agenda beschikbaar, in principe de ene week een dag en de andere week een halve dag. Wij plannen de medewerkers in voor een consult bij Wilma Schreuder, onze vaste specialist taakdelegatie. Als we een consult willen bij de bedrijfsarts, dan plant Dokter Jones deze afspraak voor ons in.

De leidinggevende onderhoudt gedurende het verzuimtraject contact met de zieke werknemer, gemiddeld zo eens in de twee weken. Ze bekijken samen hoe het gaat en of de stappen die gezet moeten worden ook gezet worden. Stagneert dat proces of zijn er andere ontwikkelingen, dan plannen we de medewerker weer in bij Dokter Jones.”

Wat hebben jullie gedaan om jullie mensen mee te nemen in deze werkwijze?

“Dokter Jones heeft een verzuimtraining gegeven aan onze leidinggevenden. Wat mag je wel vragen, wat mag je niet vragen aan je medewerker? Wat zet je in je verslag? En als het verzuim langdurig is, welke stappen moet je dan zetten?

Zo konden leidinggevenden kennis maken met de nieuwe werkwijze en met Dokter Jones zelf, en Wilma in het bijzonder. Iedereen weet nu met wie zijn of haar medewerker spreekt, wat er dan gebeurt in zo’n gesprek, dat Wilma met videoconsulten werkt. Het is gewoon prettig om te weten hoe zo’n traject verloopt.”

Wat heeft deze manier van werken voor jullie veranderd?

“We hebben veel meer zicht op wat er gebeurt en waarom het gebeurt. Doordat je de regie zelf hebt, word je ook gedwongen om je dossiers goed bij te houden. We zijn veel beter op de hoogte en kunnen ons verzuimbeleid beter in de praktijk brengen. Het zorgt er ook voor dat we veel meer betrokken zijn bij onze werknemers.

De samenwerking met Dokter Jones is heel makkelijk. We kunnen flexibel inplannen, dat is lang niet overal zo. En de lijnen zijn kort. We hebben direct contact met degene die ook contact heeft met de medewerkers. Als ik Wilma bel, dan weet ze meteen over wie het gaat en wat de stand van zaken is.”

Hoe reageren werknemers?

“De medewerkers vinden het ook veel prettiger. Ze vinden de gesprekken met Wilma prettig, mensen voelen zich gehoord. Wilma kijkt ook niet alleen naar een medisch verhaal, ze is geïnteresseerd in de mens achter het verzuim. Ze vraagt bijvoorbeeld ook of mensen het werk nog leuk vinden. Die vraag hebben ze van onze vorige arbodienst denk ik niet vaak en misschien wel nooit gehad.”

Zien jullie het verschil ook terug in de verzuimcijfers?

“Zeker. Die opbouwende werkwijze, het denken in mogelijkheden, dat zien we in de verslagen en de opbouwschema’s: het gaat allemaal net wat vlotter dan we gewend waren. Lukt het niet? Dan gaan we een stapje terug. In plaats van probeer maar eens wat lukt, dan kijken we verder. Deze werkwijze zorgt ervoor dat we op een prettige manier sneller vooruitgaan.”

Dokter Jones staat voor een snelle en goede begeleiding bij verzuim. Met aandacht voor de medewerker én het bedrijf.  Meer weten? Neem contact op!