november 2025
Inleiding
Dokter Jones is specialist in taakdelegatie en verzuimbegeleiding. Dit betekent dat onze bedrijfsartsen nooit alleen werken, maar samen met casemanagers en specialisten in taakdelegatie die de bedrijfsartsen, bedrijven en hun medewerkers ondersteunen bij het terugdringen van verzuim, re-integratie en andere Arbo-zaken. Zo bieden wij efficiënte zorg met aandacht voor iedereen.
Dokter Jones heeft niet alleen zorg en aandacht voor jouw welzijn, maar ook voor je persoonsgegevens. Met deze privacyverklaring willen we je laten weten hoe wij omgaan met jou, vaak gevoelige, persoonsgegevens. Wij verwerken alleen persoonsgegevens in overeenstemming is met de eisen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) stelt.
Met deze privacyverklaring informeren we je dat:
- Jouw persoonsgegevens alleen worden verwerkt op basis van één van de in de AVG genoemde grondbeginselen;
- Samen met de partijen waarmee wij samenwerken beschermen we, jouw persoonsgegevens op passende wijze tegen verlies en diefstal;
- We je informeren over jouw rechten die van toepassing zijn op de verwerking van jouw persoonsgegevens.
Heb je na het lezen van deze privacyverklaring nog vragen, neem dan gerust contact met ons op. In Hoofdstuk 5 staan onze contactgegevens.
Goede en juiste documentatie is nodig om je zo goed mogelijk te kunnen ondersteunen bij je re-integratie. Daarnaast ondersteunen we je werkgever vanuit onze contractuele afspraken met Arbo-gerelateerde zaken, zoals bijvoorbeeld het uitvoeren van RI&E of een arbeidsomstandigheden spreekuur. In deze gevallen rapporteren of adviseren we alleen op groepsniveau, zonder dat informatie terug te leiden is naar personen.
Dokter Jones heeft ook de wettelijke verplichtingen persoonsgegevens te verwerken vanuit de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst en Arbeidsomstandighedenwet. Maar het kan ook zijn dat je ons toestemming hebt gegeven om gegevens te verwerken, bijvoorbeeld toestemming om een andere arts te consulteren over jouw medisch achtergrond.
1. Verwerking van persoonsgegevens
Dokter Jones verwerkt persoonsgegevens om haar diensten te kunnen verlenen, in de bedrijfsvoering en voor wettelijke taken. Persoonsgegevens zijn gegevens die terug te leiden zijn naar een persoon. Hierbij kan je denken aan naam en adresgegevens, maar ook je Burgerservicenummer (BSN), je IP-adres of gegevens over gezondheid kunnen naar jou verwijzen.
1.1 Verantwoordelijkheid van verwerking
Dokter Jones is verwerkingsverantwoordelijke van de persoonsgegevens die binnen de organisatie worden verwerkt. Onze leveranciers voor de dienstverlening en de bedrijfsvoering zijn
De organisaties waar wij persoonsgegevens mee delen hebben een eigen verwerkingsverantwoordelijkheid.
1.2 Verwerkingen, doelbinding en grondslag
We verwerken alleen persoonsgegevens in de volgende verwerkingen.
| Categorie | Doelbinding | Grondslag |
| Cliënten | Arbodienstverlening | Contractuele verplichting, wettelijke verplichting |
| Contactpersonen van opdrachtgevers | Interne bedrijfsvoering | Contractuele verplichting |
| Leveranciers | Interne bedrijfsvoering | Contractuele verplichting |
| Bezoekers van onze website | Interne bedrijfsvoering | Toestemming |
| Sollicitanten | Interne bedrijfsvoering | Toestemming |
| Melders van klachten, kwetsbaarheden en overige punten | Interne bedrijfsvoering | Toestemming |
1.3 Geografische locatie van verwerkingen en opslagbeperking
We verwerken alleen persoonsgegevens op de volgende geografische locaties:
- Onze kantoorlocaties in Houten, Zwolle, Zaandam en Eindhoven (Nederland)
- Onze primaire applicatie voor de dienstverlening bij onze hosting leverancier (Nederland)
- Onze applicaties voor de bedrijfsvoering (Nederland)
- Onze website (Nederland)
We dragen persoonsgegevens niet over naar locaties buiten de EER.
1.4 Gegevensbescherming
Voor de algemene bescherming van persoonsgegevens hebben we technische en organisatorische maatregelen ingericht. Dit doen we om de integriteit en vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens te borgen, maar ook de beschikbaarheid is hierin belangrijk.
We laten ons in de beveiliging van de gegevens leiden tot de maatregelen die voorgeschreven zijn in de NEN7510 standaard. Enkele voorbeelden zijn:
- Screening van medewerkers om een beeld te krijgen van hun integriteit
- Toegangsrechten voor medewerkers om de toegang en verwerking te beperken
- Geheimhouding voor medewerkers om af te dwingen dat informatie in verkeerde handen komt
- Fysieke toegangsbeveiliging, zodat bedrijfsmiddelen en informatie beschermd zijn
- Back-up van informatie, om gegevens te kunnen herstellen in geval van incidenten
2. Persoonsgegevens
In dit hoofdstuk gaan we in op:
- De persoonsgegevens die we verwerken
- Het doel dat we daarmee hebben
- De integriteit en vertrouwelijkheid die we hiermee betrachten
2.1 Cliënten
Dokter Jones krijgt de beschikking over persoonsgegevens van cliënten op het moment dat de zorgverlening start. Wij verwerken volgende categorieën van persoonsgegevens:
- Contactgegevens: waaronder naam, adres en e-mail
- Identificatiegegevens: zoals van je legitimatiebewijs of het documentnummer daarvan
- Verpleegadres, als je niet op je thuisadres verblijft
- Wettelijke vertegenwoordiger, als je dit niet zelf bent
- Dienstverbandgegevens: zoals jouw functie, duur van je dienstverband
- Bijzondere persoonsgegevens die de bedrijfsarts verwerkt over jouw gezondheid en die nodig zijn voor de beoordeling van je arbeids(on)geschiktheid, verzuimbegeleiding en re-integratie.
| Categorie | Bewaartermijn | Opmerking |
| Cliënt evaluaties | 3 jaar | |
| Dienstverbandgegevens | 20 jaar | |
| Algemene administratieve verzuimgegevens | 4 weken | |
| Arbeidsgezondheidskundig dossier | 20 jaar | Of langer indien overeengekomen |
| Gegevens m.b.t. blootstelling aan gevaarlijke stoffen | 40 jaar | Wettelijk vastgesteld |
| Gegevens m.b.t. blootstelling aan ioniserende straling | Tot 75e levensjaar, maar tenminste 30 jaar | Wettelijk vastgesteld |
| Rapporten kerndeskundigen | Minimaal 6 maanden | Afhankelijk van doeleinde |
| Keuringsrapporten | 0-6 maanden | Afhankelijk van doeleinde |
2.2 Opdrachtgevers
Werk je bij een opdrachtgever en heb je contact met ons vanuit je rol/functie, dan verwerken wij alleen contactgegevens zoals naam, functie, telefoonnummer en e-mailadres. Dit doen we om zeker te zijn dat de juiste persoon de juiste informatie over medewerkers en/of onze dienstverlening ontvangt en zodoende onze wettelijke en contractuele taak te kunnen vervullen.
In sommige gevallen is er sprake van wettelijke verplichte bewaartermijn. Evaluaties en offertes bewaren we een termijn zodat we onze dienstverlening in de toekomst kunnen verbeteren. Ook kan het zijn dat we in overleg met jou gegevens langer of korter bewaren dan hieronder vermeld.
| Categorie | Bewaartermijn | Opmerking |
| Contracten en wijzigingen daarop | 7 jaar | Wettelijk vastgesteld |
| Financiële & fiscale gegevens | 7 jaar | Wettelijk vastgesteld |
| Evaluaties | Standaard 3 jaar | Aanpasbaar door opdrachtgever |
| Offertes | 3 jaar |
2.3 Leveranciers
Lever je ons een product, zoals bijvoorbeeld kantoorartikelen en IT-apparatuur, of ben je een (kern)deskundige die we inschakelen voor het leveren van onze diensten (je bent bijv. een veiligheidsdeskundige of een ergonoom), dan verwerken we volgende gegevens:
- Contactgegevens zoals naam, functie, telefoonnummer en e-mailadres;
- Financiële gegevens, zoals bijv. een bankrekeningnummer;
- Identificatiegegevens indien nodig, zoals bijvoorbeeld een BIG-registratie.
We verwerken deze informatie zodat wij aan onze contractuele verplichting kunnen voldoen, zoals het betalen van rekeningen. Identificatiegegevens zoals een BIG nummer noteren wij zodat we zeker zijn dat je over de juiste kwalificaties beschikt.
| Categorie | Bewaartermijn | Opmerking |
| Contracten en wijzigingen daarop | 7 jaar | Wettelijk vastgesteld |
| Financiële & fiscale gegevens | 7 jaar | Wettelijk vastgesteld |
| Leverancierslijsten | 1 jaar |
2.4 Websitebezoekers
Als je onze website bezoekt dan verwerken wij je gegevens op twee manieren; via een cookie en via het contactformulier. Tijdens jouw websitebezoek wordt er een cookie geplaatst van Google Analytics. Hiervan maken wij gebruik omdat we graag willen weten hoe jij en andere bezoekers onze website gebruiken. Hiermee kunnen we onze website goed laten aansluiten bij wat jij zoekt. Wij slaan geen gegevens van jou persoonlijk op.
In het geval dat je ons een bericht stuurt via het contactformulier op onze website geef je toestemming om jouw contactgegevens te verwerken.
Voor wat betreft het contactformulier zullen we je gegevens verwijderen zodra we deze niet meer nodig hebben, tenzij we hier contractueel of wettelijk toe verplicht zijn.
| Categorie | Bewaartermijn | Opmerking |
| Cookiegegevens | 14 maanden | Google voorwaarden |
| Contactgegevens | 1 week na afhandeling contactverzoek | Of langer als hiertoe een contractuele of wettelijke verplichting bestaat
|
2.5 Sollicitanten
Dokter Jones heeft regelmatig leuke en interessante vacatures. Als je solliciteert, dan verwerken wij de volgende gegevens van je:
- Contactgegevens zoals NAW, e-mail en telefoonnummer
- Geboortedatum, geboorteplaats
- Loopbaangegevens
- Opleidingsgegevens
- Referenties
| Persoonsgegevens | Bewaartermijn | Opmerking |
| Alle genoemde persoonsgegevens | Standaard 4 weken | 1 jaar met toestemming |
2.6 Overige verwerkingen
Buiten hierboven vermelde persoonsgegevens en bewaartermijnen, verwerken we ook je gegevens als je een klacht hebt over onze dienstverlening, een melding doet over kwetsbaarheden in software en applicaties die je gebruikt of verzoeken die je doet met betrekking tot je rechten. We noteren in die gevallen alleen de nodige contactgegevens. Dit doen we niet alleen omdat we je op de hoogte willen houden, maar ook om op lange termijn verbeteracties kunnen doen. Met je melding geef je ons dus ook toestemming om je gegevens te verwerken.
| Persoonsgegevens | Bewaartermijn | Opmerking |
| Contactgegevens | 3 jaar |
3. Delen van persoonsgegevens met derden
In een aantal gevallen delen wij informatie met personen buiten de medewerkers van Dokter Jones (derden). Dit doen we met inachtneming van wet- & regelgeving. Hieronder zetten we uiteen met wie we gegevens delen.
3.1 Arbodienstverlening
Opdrachtgever
Dokter Jones verstrekt noodzakelijke informatie over cliënten aan de opdrachtgever voor het herstel van de cliënt. Het gaat om:
- Functionele beperkingen, restmogelijkheden en implicaties voor het soort werk dat de client kan uitvoeren
- De verwachte duur van het verzuim
- De mate van arbeidsgeschiktheid, rekening houdend met functionele beperkingen, restmogelijkheden en implicaties voor het soort werk
- Adviezen voor aanpassingen, werkvoorzieningen of interventies
De opdrachtgever heeft een eigen verantwoordelijkheid over de verwerking van deze gegevens.
Specialist Taakdelegatie en Kerndeskundigen
De Bedrijfsartsen van Dokter Jones delen persoonsgegevens van cliënten met de Specialist Taakdelegatie van Dokter Jones. De Specialist Taakdelegatie en Kerndeskundige voeren specifieke taken uit voor de bedrijfsarts en heeft hiervoor de persoonsgegevens nodig. Hiermee zijn zij verwerkers van onze persoonsgegevens.
Leveranciers
Onze leverancier van onze primaire applicatie voor arbodienstverlening heeft via onze systemen op indirecte wijze toegang tot de database waar we persoonsgegevens bewaren. Hiermee worden zij verwerker van onze persoonsgegevens.
Verzuimverzekeraars
Dokter Jones verstrekt niet-medische informatie aan verzekeraars, waaronder gegevens over de ziek- en herstelmelding en administratieve gegevens voor zover deze nodig zijn voor de verzekeraar om de hoogte van de uitkering vast te stellen en daarnaast ook WGA-gegevens.
3.2 Interne bedrijfsvoering
Sollicitaties
We maken gebruik van externe experts voor de werving en selectie van nieuwe medewerkers. Stuur je een cv naar ons, dan delen we die met deze experts.
3.3 Wettelijke taak
Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (UWV)
De wet Poortwachter verplicht Dokter Jones persoonsgegevens van cliënten te delen met het UWV. Zo is het UWV haar wettelijke taak uit te voeren.
Wettelijke plicht/gerechtelijke uitspraak
Dokter Jones is verplicht op basis van de Algemene Wet over Rijksbelastingen of na een gerechtelijke uitspraak worden verplicht persoonsgegevens van cliënten te verstrekken.
4. Rechten van betrokkenen
Als betrokkene heb je verschillende rechten als het gaat om persoonsgegevens die Dokter Jones van jou verwerkt. Hieronder hebben we ze op een rijtje gezet. Mocht je hier meer over willen weten kun je bij onze Functionaris Gegevensbescherming terecht. Zie voor contactgegevens bij Hoofdstuk 5 Contact. We zullen met je in contact blijven via het email adres dat je hier opgeeft. Om je echte identiteit te kunnen vaststellen kunnen we vragen om een identificatiemiddel.
We hebben geen voorzieningen voor het recht om bezwaar te maken op automatische besluitvorming.
4.1 Recht van inzage
Met dit recht kun ons vragen welke persoonsgegevens wij van je verwerken, waarom we dat doen en met wie wij deze gegevens delen. We verstrekken kosteloos een kopie van je persoonsgegevens. Wil je meerdere kopieën, kan het zijn dat we kosten in rekening moeten brengen.
4.2 Recht op rectificatie
Zijn de gegevens die we van je hebben niet juist of onvolledig, mag je deze natuurlijk verbeteren of aanvullen. Als we de aanpassing hebben doorgevoerd, zullen we je hiervan op de hoogte brengen.
4.3 Recht op wissen
Met dit recht kan je ons vragen je gegevens te wissen. Dat kan, maar alleen als wij geen wettelijke verplichting hebben om de persoonsgegevens te bewaren. Als we de verwijdering hebben doorgevoerd, zullen we je hiervan op de hoogte brengen op de wijze waarop je ons benaderd hebt.
4.4 Recht op beperking van de verwerking
Van dit recht kun je gebruik maken als je wil dat we je gegevens in de toekomst niet meer verwerken. Dit kun je alleen doen als en zo lang de juistheid van je persoonsgegevens wordt tegengesproken, je wilt dat we ze (nog) niet verwijderen omdat je ze nodig hebt voor een rechtsvordering, we je gegevens niet hadden mogen verwerken of als je bezwaar hebt aangetekend (zie 4.6). Als je van dit recht gebruikt maakt, zullen wij (tijdelijk) de persoonsgegevens niet meer verwerken en/of wijzigen. Als we de aanpassing hebben doorgevoerd, zullen we je hiervan op de hoogte brengen.
4.5 Recht op overdraagbaarheid van gegevens
Stel je verandert van baan of jouw werkgever gaat werken met een andere arbodienstverlener, dan mag je ons vragen jouw gegevens, digitaal, over te dragen aan een ander arbodienst. Dit kan handig zijn, bijvoorbeeld omdat je ziekteverzuim ook is overgedragen en je historie onmisbaar is voor je re-integratie.
4.6 Recht van bezwaar
Het kan zijn dat certificerende instanties jouw dossier gebruiken om de kwaliteit van onze dienstverlening te controleren. Mocht je dat niet willen, kun je ons dat laten weten. In dat geval kan nooit jouw dossier hiervoor worden gebruikt.
4.7 Recht intrekken toestemming
Bepaalde gegevens hebben wij verkregen op basis van jouw toestemming. Je hebt bijvoorbeeld de bedrijfsarts toestemming gegeven om je behandelend arts te consulteren of je hebt een contactverzoek via de website ingediend. Dit zijn voorbeelden van situaties waarin jij toestemming aan ons hebt gegeven je gegevens te verwerken. Je hebt altijd het recht die toestemming in te trekken. Als het intrekken van jouw toestemming gevolgen heeft voor onze dienstverlening c.q. zorg aan jou, zullen we dit met je bespreken.
5. Contactgegevens
5. 1 Vragen
Dokter Jones neemt de bescherming van persoonsgegevens serieus en we nemen dan ook passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als je toch het idee hebt dat jouw persoonsgegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met ons.
Onze contactgegevens zijn:
Dokter Jones
Papiermolen 30, 3994DK, Houten
E: info@dokterjones.nl of via het contactformulier
T: 085 – 040 2180
5.2 Klachten
Dokter Jones is ook maar een mens, dus laat het ons gewoon weten als je ergens ontevreden over bent. Dit kan via klacht@dokterjones.nl. We hebben hiervoor een klachtenprocedure.
Complimenten horen we ook graag! Je kunt natuurlijk ook contact opnemen als je inzage wilt in je dossier of een andere vraag hebt. We reageren gelijk, maar het kan zijn dat we iets langer nodig hebben om volledig aan je verzoek te voldoen.
5.3 Functionaris Gegevensbescherming
Je kunt ook direct contact opnemen met onze functionaris gegevensbescherming (FG). De FG is iemand die binnen Dokter Jones toezicht houdt op de toepassing en naleving van de Algemene verordening gegevensbescherming.
De FG is bereikbaar via mail: fg@dokterjones.nl
5.4 Autoriteit Persoonsgegevens
Als je vindt dat we je niet goed hebben geholpen, kun je altijd bij de Autoriteit Persoonsgegevens een klacht indienen. Dit kan via de homepagina https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/.
