Dé specialist in taakdelegatie en verzuimbegeleiding. Bel 085 040 2180 of mail

Privacybeleid

  1. Inleiding
  2. Persoonsgegevens & Bewaartermijnen
  3. Met wie delen wij persoonsgegevens
  4. Rechten van betrokkene
  5. Hoe wij persoonsgegevens beveiligen
  6. Cookies
  7. Contact
  8. Versiebeheer

1. Inleiding

Dokter Jones is specialist in taakdelegatie en verzuimbegeleiding. Dit betekent dat onze bedrijfsartsen nooit alleen werken, maar samen met casemanagers en specialisten taakdelegatie die de bedrijfsartsen, bedrijven en hun medewerkers ondersteunen bij verzuim, re-integratie en andere Arbo-zaken. Zo bieden wij efficiënte zorg met aandacht voor iedereen.

Dokter Jones heeft niet alleen zorg en aandacht voor jouw welzijn, maar ook voor je persoonsgegevens. Met deze privacyverklaring willen we je laten weten hoe wij omgaan met jou, vaak gevoelige, persoonsgegevens. Wij verwerken de persoonsgegevens op zo’n manier dat deze in overeenstemming is met de eisen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) stelt. Met deze privacyverklaring willen we je laten weten dat:

  • jouw persoonsgegevens alleen worden verwerkt op basis van één van de in de AVG genoemde grondslagen (beginselen);
  • wij, en de partijen waarmee wij samenwerken, jouw persoonsgegevens op passende wijze beveiligen tegen verlies en diefstal;
  • wij je informeren over jouw rechten met betrekking tot de persoonsgegevens die wij van je hebben

Uiteraard nemen wij gepaste maatregelen om persoonsgegevens te beschermen.

Uiteraard nemen wij gepaste maatregelen om persoonsgegevens te beschermen.
Dokter Jones doet zijn best om je zo goed mogelijk te informeren over de persoonsgegevens die wij van je verwerken en waarom we dat doen. Heb je desondanks toch nog vragen schroom neem dan gerust contact met ons op. Zie hiervoor paragraaf 7 Contact.

2. Persoonsgegevens & Bewaartermijnen

Persoonsgegevens zijn gegevens die terug te leiden zijn naar een persoon. Hierbij kan je denken aan naam en adresgegevens, maar ook je bsn-nummer of gegevens over gezondheid kunnen naar jou verwijzen.

Dokter Jones verwerkt niet alleen persoonsgegevens van werknemers (cliënten) van bedrijven (klanten), maar ook als je bij ons solliciteert, we een bestelling bij je plaatsen of als je onze website bezoekt.

Dokter Jones onderscheid zes groepen bij het verwerken van persoonsgegevens:

  • cliënten (medewerkers van onze klanten)
  • klanten (werkgevers, waarmee wij een contract hebben of bespreken)
  • leveranciers van producten en diensten
  • website bezoekers
  • sollicitanten
  • overig

Hieronder lees je per groep welke persoonsgegevens wij verwerken en hoe lang we deze bewaren.

2.1 Cliënten

Wij verwerken volgende gegevens:

  • contact gegevens zoals NAW gegevens en/of emailadres
  • identificatiegegevens zoals van je legitimatiebewijs of het documentnummer
  • verpleegadres, indien je niet op je thuisadres verblijft
  • wettelijk vertegenwoordiger indien nodig
  • gegevens over jouw dienstverband, zoals jouw functie, duur van je dienstverband
  • gezondheidsgegevens, zoals de datum van je ziek- en herstel melding, of je betrokken bent geweest bij een verkeersongeval en via vragenlijsten die je invult
  • bijzondere persoonsgegevens die de bedrijfsarts verwerkt over jouw gezondheid en die nodig zijn voor de beoordeling van je arbeids(on)geschiktheid, verzuimbegeleiding en re-integratie.

Er zijn diverse redenen, grondslagen, waarom Dokter Jones persoonsgegevens verwerkt:

  • vanuit een gerechtvaardigd belang
  • vanuit een wettelijke verplichting
  • vanuit contractuele verplichtingen of
  • omdat je hiervoor toestemming hebt gegeven.

Goede en juiste documentatie is nodig om je zo goed mogelijk te kunnen ondersteunen bij je re-integratie. Daarnaast ondersteunen we je werkgever vanuit onze contractuele afspraken met Arbo-gerelateerde zaken, zoals bijvoorbeeld het uitvoeren van RI&E of een arbeidsomstandigheden spreekuur. In deze gevallen rapporteren of adviseren we alleen op groepsniveau, zonder dat informatie terug te leiden is naar personen.

Dokter Jones heeft ook de wettelijke verplichtingen persoonsgegevens te verwerken vanuit de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst en Arbeidsomstandighedenwet. Maar het kan ook zijn dat je ons toestemming hebt gegeven om gegevens te verwerken, bijvoorbeeld toestemming om een andere arts te consulteren over jouw medisch achtergrond.

Dokter Jones krijgt de beschikking over (noodzakelijke) persoonsgegevens op het moment dat de zorgverlening aan jou start.

Bewaartermijnen

Conform de AVG zullen we persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk. In sommige gevallen is er sprake van wettelijke verplichte bewaartermijn. Ook kan het zijn dat we in overleg met jou gegevens langer of korter bewaren dan hieronder vermeld.

Welke gegevens Hoe lang
cliënt evaluaties max. 3 jaar
dienstverbandgegevens max. 20 jaar
algemene administratieve verzuimgegevens max. 4 weken
arbeidsgezondheidskundig dossier 20 jaar of langer indien overeengekomen
gegevens m.b.t. blootstelling aan gevaarlijke stoffen 40 jaar wettelijk vastgesteld
gegevens m.b.t. blootstelling aan ioniserende straling tot 75e levensjaar, maar tenminste 30 jaar wettelijk vastgesteld
rapporten kerndeskundigen min. 6 mnd Afhankelijk van doeleind
keuringsrapporten 0-6 mnd afhankelijk van doeleind

2.2 Klanten

Werk je bij een klant (werkgever) en heb je contact met ons vanuit je rol/functie, verwerken wij alleen contactgegevens zoals naam, functie, telefoonnummer en emailadres. Dit doen we om zeker te zijn dat de juiste persoon de juiste informatie over medewerkers en/of onze dienstverlening ontvangt en zodoende onze wettelijke en contractuele taak te kunnen vervullen.

Bewaartermijnen

Conform de AVG zullen we deze persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk. In sommige gevallen is er sprake van wettelijke verplichte bewaartermijn. Evaluaties en offertes bewaren we een termijn zodat we onze dienstverlening in de toekomst kunnen verbeteren. Ook kan het zijn dat we in overleg met jou gegevens langer of korter bewaren dan hieronder vermeld.

Welke gegevens Hoe lang
contracten en wijzigingen daarop 7 jaar wettelijk vastgesteld
financiële & fiscale gegevens 7 jaar wettelijk vastgesteld
klant evaluaties max. 3 jaar langer of korter i.o met klant
offertes 3 jaar

2.3 Leveranciers

Lever je ons een product, zoals bijvoorbeeld kantoorartikelen en IT-apparatuur, of ben je een (kern)deskundige die we inschakelen voor het leveren van onze diensten (je bent bijv. een veiligheidsdeskundige of een ergonoom), dan verwerken we volgende gegevens:

  • contactgegevens zoals naam, functie, telefoonnummer en e-mailadres;
  • financiële gegevens, zoals bijv. een bankrekeningnummer
  • identificatiegegevens indien nodig, zoals bijvoorbeeld een BIG-registratie

We verwerken deze informatie zodat wij aan onze contractuele verplichting kunnen voldoen, zoals het betalen van rekeningen. Identificatiegegevens zoals een BIG nummer noteren wij zodat we zeker zijn dat je over de juiste kwalificaties beschikt.

Bewaartermijnen

Conform de AVG zullen we persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk. In sommige gevallen is er sprake van wettelijke verplichte bewaartermijn.

Welke gegevens Hoe lang
contracten en wijzigingen daarop 7 jaar wettelijk vastgesteld
financiële & fiscale gegevens 7 jaar wettelijk vastgesteld
leverancierslijsten min. 1 jaar

2.4 Websitebezoekers

Als je onze website bezoekt dan verwerken wij je gegevens op twee manieren; via een cookie en via het contactformulier. Tijdens jouw websitebezoek wordt er een cookie geplaatst van Google Analytics. Hiervan maken wij gebruik omdat we graag willen weten hoe jij en andere bezoekers onze website gebruiken. Hiermee kunnen we onze website goed laten aansluiten bij wat jij zoekt. Wij slaan geen gegevens van jou persoonlijk op. Je leest hier meer over bij artikel 6. Cookies.

In het geval dat je ons een bericht stuurt via het contactformulier op onze website geef je toestemming om jouw contactgegevens te verwerken.

Bewaartermijnen

Conform de AVG zullen we persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk. Voor wat betreft het contactformulier zullen we je gegevens verwijderen zodra we deze niet meer nodig hebben, tenzij we hier contractueel of wettelijk toe verplicht zijn.

Welke gegevens Hoe lang
cookiegegevens 14 maanden Google voorwaarden
contactgegevens 1 week na afhandeling contactverzoek of langer indien hiertoe een contractuele of wettelijke verplichting bestaat

2.5 Sollicitanten

Dokter Jones heeft regelmatig leuke en interessante vacatures openstaan. Als je hierop solliciteert dan verwerken wij onderstaande persoonsgegevens omdat we je, over je sollicitatie op de hoogte willen houden en je geschiktheid voor de functie willen vaststellen. Met je sollicitatie geef je ons toestemming om je gegevens te verwerken tot je sollicitatie is afgerond. Deze gegevens zijn:

  • contactgegevens zoals NAW, e-mail en telefoonnummer
  • geboortedatum, geboorteplaats
  • loopbaangegevens
  • opleidingsgegevens
  • referenten

Bewaartermijnen

Conform de AVG zullen we persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk. Indien we je gegevens langer willen bewaren dan het sollicitatieproces duurt, zullen we je om verdere toestemming vragen.

Welke gegevens Hoe lang
alle persoonsgegevens 4 weken of 1 jaar indien toestemming 1 jaar

2.6 Overig

Buiten hierboven vermelde persoonsgegevens en bewaartermijnen, verwerken we ook je gegevens als je een klacht hebt over onze dienstverlening, een melding doet m.b.t. software en applicaties die je gebruikt of verzoeken die je doet met betrekking tot je rechten (paragraaf 4). We noteren in die gevallen alleen de nodige contactgegevens. Dit doen we niet alleen omdat we je op de hoogte willen houden, maar ook om op lange termijn verbeteracties kunnen doen. Met je melding geef je ons dus ook toestemming om je gegevens te verwerken.

Bewaartermijnen

We hanteren de volgende bewaartermijnen:

Welke gegevens Hoe lang
contactgegevens max. 3 jaar

3. Met wie delen wij persoonsgegevens

In een aantal gevallen delen wij informatie met personen buiten de medewerkers van Dokter Jones (derden). Dit doen we uiteraard met inachtneming van wet- & regelgeving. We delen informatie met:

3.1 De werkgever van cliënt

Dokter Jones verstrekt informatie over medewerkers (cliënten) aan de werkgever (klant). Uiteraard alleen die gegevens die relevant en noodzakelijk zijn, voor een duurzame werkhervatting en/of continuïteit van de bedrijfsvoering, zoals:

  • de werkzaamheden die je (nog) kan en de beperkingen waar rekening mee gehouden moet worden (functionele beperkingen, restmogelijkheden en implicaties voor het soort werk)
  • de verwachte duur van het verzuim
  • de mate van arbeids(on)geschiktheid (gebaseerd op functionele beperkingen, restmogelijkheden en implicaties voor het soort werk)
  • eventuele andere re-integratie adviezen zoals aanpassingen, werkvoorzieningen of interventies

3.2 Kerndeskundigen

De (bedrijfs)arts van Dokter Jones kan jouw persoonsgegevens verstrekken aan personen die rechtstreeks betrokken zijn bij jouw behandeling, voor zover dit noodzakelijk is voor hun taakuitoefening. Denk bijvoorbeeld aan een behandelaar naar wie je wordt doorverwezen in het kader van je re-integratie en/of het uitbesteden van onderzoek (bijv. de arbeidsdeskundige). Bij uitbesteding aan kerndeskundigen dragen wij alleen noodzakelijk gegevens over.

3.3 UWV

Dokter Jones is verplicht om het UWV desgevraagd gegevens over je te verstrekken voor zover dit noodzakelijk is voor de taakuitoefening van het UWV, zoals (medische) Poortwachter documenten.

3.4 Verzuimverzekeraars

Dokter Jones verstrekt niet-medische informatie aan verzekeraars, waaronder gegevens over de ziek- en herstelmelding en administratieve gegevens voor zover deze nodig zijn voor de verzekeraar om de hoogte van de uitkering vast te stellen en daarnaast ook WGA-gegevens.

3.5 Het Nederlands Centrum voor Beroepsziekten

Dokter Jones is verplicht beroepsziekten te melden ten behoeve van wetenschappelijke of statistische doelen. De gegevens die worden gedeeld zijn nooit naar personen terug te leiden.

3.6 Wettelijke plicht/gerechtelijke uitspraak

Dokter Jones kan op grond van de geldende wet- en regelgeving (bijv. de Algemene Wet inzake Rijksbelastingen) of op basis van een gerechtelijke uitspraak worden verplicht persoonsgegevens te verstrekken.

3.7 Ten behoeve van kwaliteitsdoeleinden

Ten behoeve van kwaliteitsaudits kan het zijn dat (certificerende) partijen inzage krijgen in onze bedrijfsvoering. Indien mogelijk zullen wij, zoveel als mogelijk, persoonsgegevens pseudonimiseren of anonimiseren.

4. Rechten van betrokkene

Als betrokkene heb je verschillende rechten als het gaat om persoonsgegevens die Dokter Jones van jou verwerkt. Hieronder hebben we ze op een rijtje gezet. Mocht je hier meer over willen weten kun je bij onze Functionaris Gegevensbescherming terecht. Zie voor contactgegevens bij artikel 7 Contact.

4.1 Recht van inzage

Je mag ons altijd vragen of en zo ja, welke persoonsgegevens van je verwerken. Ook vertellen we je waarom we dat doen, van wie we de gegevens hebben gekregen en met wie we ze delen. Als je wil verstrekken we kosteloos een kopie van je gegevens. Wil je meerdere kopieën, kan het zijn dat we kosten in rekening moeten brengen.

4.2 Recht op rectificatie

Zijn de gegevens die we van je hebben niet juist of onvolledig, mag je deze natuurlijk verbeteren of aanvullen.

4.3 Recht op vernietiging/wissing van persoonsgegevens

Je mag ons vragen je gegevens te wissen, maar dat kan alleen:

  • als er geen wettelijke verplichting is de gegevens te bewaren
  • als de gegevens niet langer nodig zijn
  • indien je niet langer toestemming geeft ze te verwerken
  • als we je gegevens niet hadden mogen verwerken

4.4 Recht op beperking van de verwerking

Van dit recht kun je gebruik maken als je wil dat we je gegevens in de toekomst niet meer verwerken. Dit kun je alleen doen als en zo lang de juistheid van je persoonsgegevens wordt tegengesproken, je wilt dat we ze (nog) niet verwijderen omdat je ze nodig hebt voor een rechtsvordering, we je gegevens niet hadden mogen verwerken of als je bezwaar hebt aangetekend (zie 5.5). Als je van dit recht gebruikt maakt, zullen wij (tijdelijk) de persoonsgegevens niet meer verwerken en/of wijzigen.

4.5 Recht op overdraagbaarheid van gegevens

Stel je verandert van baan of jouw werkgever gaat werken met een andere arbodienstverlener, dan mag je ons vragen jouw gegevens, digitaal, over te dragen aan een ander arbodienst. Dit kan handig zijn, bijvoorbeeld omdat je ziekteverzuim ook is overgedragen en je historie onmisbaar is voor je re-integratie.

4.6 Recht van Bezwaar

Het kan zijn dat certificerende instanties jouw dossier gebruiken om de kwaliteit van onze dienstverlening te controleren. Mocht je dat niet willen, kun je ons dat laten weten. In dat geval kan nooit jouw dossier hiervoor worden gebruikt.

4.7 Recht intrekken toestemming

Bepaalde gegevens hebben wij verkregen op basis van jouw toestemming. Je hebt bijvoorbeeld de bedrijfsarts toestemming gegeven om je behandelend arts te consulteren of je hebt een contactverzoek via de website ingediend. Dit zijn voorbeelden van situaties waarin jij toestemming aan ons hebt gegeven je gegevens te verwerken. Je hebt altijd het recht die toestemming in te trekken. Als het intrekken van jouw toestemming gevolgen heeft voor onze dienstverlening c.q. zorg aan jou, zullen we dit met je bespreken.

5. Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

Dokter Jones neemt de bescherming van persoonsgegevens serieus en we nemen dan ook passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als je toch het idee hebt dat jouw persoonsgegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met ons.

6. Cookies

Zoals je bij artikel 2.4. kunt lezen wordt een cookie geplaatst van Google Analytics zodra je onze website bezoekt. Dit doen we alleen zodat we weten hoeveel mensen onze website bezoeken en hoe jij en anderen onze website gebruiken. Zo kunnen we verbeteringen aanbrengen en informatie delen waar jij naar op zoek bent. Google kan deze informatie aan derden doorgeven indien zij hiertoe wettelijk wordt verplicht, of aan anderen die de informatie namens Google verwerken. Wij hebben daar geen invloed op.

De informatie die Google verzamelt, wordt zo veel mogelijk door ons geanonimiseerd. Je IP-adres wordt nadrukkelijk niet meegegeven. De informatie wordt door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Google stelt zich te houden aan de Privacy Shield Principles en is aangesloten bij het Privacy Shield programma van het Amerikaanse Ministerie van Handel. Dokter Jones is bekend met de uitspraak van het Hof van Justitie van de EU van 16 juli 2020 met implicaties voor de doorgifte van persoonsgegevens. We zijn momenteel aan het onderzoeken hoe we dit het beste kunnen ondervangen. We hebben privacy zeer hoog in het vaandel staan en proberen er alles aan te doen om tot een passende oplossing te komen. Als we een passende oplossing hebben, zullen we je hierover informeren via deze privacyverklaring.

Meer informatie over Cookies?
De Consumentenbond geeft uitgebreide uitleg over Cookies:
Wat zijn cookies?
Waarvoor dienen cookies?
Cookies verwijderen
Cookies uitschakelen

7. Contact

Dokter Jones is ook maar een mens, dus laat het ons gewoon weten als je ergens ontevreden over bent. Dit kan via klacht@dokterjones.nl. We zullen dit conform onze klacht & verbeterprocedure oppakken. Complimenten horen we ook graag! Je kunt natuurlijk ook contact opnemen als je inzage wilt in je dossier of een andere vraag hebt. We reageren gelijk, maar het kan zijn dat we iets langer nodig hebben om volledig aan je verzoek te voldoen.

Onze contactgegevens zijn:

Je kunt ook gelijk contact opnemen met onze functionaris gegevensbescherming (FG). De FG is iemand die binnen Dokter Jones toezicht houdt op de toepassing en naleving van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
De FG is bereikbaar via mail: fg@dokterjones.nl

Als je vindt dat we je niet goed hebben geholpen, kun je je altijd bij de Autoriteit Persoonsgegevens een klacht indienen. Dit kan via de homepagina (https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/)

8. Versiebeheer

Versie 3.0, 22-06-2021

Samen bereiken we meer.

Dokter Jones is specialist in taakdelegatie en verzuimbegeleiding. Onze bedrijfsartsen werken nooit alleen, maar samen met betrokken specialisten taakdelegatie en casemanagers verzuimbegeleiding. Zo bieden wij met ons team efficiënte zorg met aandacht. Voor het bedrijf, voor de medewerker én voor het re-integratietraject.

Weten hoe?

Aan de slag met Dokter Jones.

Klaar voor een goede en snelle aanpak bij verzuim?
Neem contact op met het team van Dokter Jones!

Hoe kunnen wij je helpen?